Tårnby Kommunebiblioteker har taget FBS i brug

Som den tredje kommune i landet bruger Tårnby Kommune nu Fælles Bibliotekssystem på deres biblioteker.

”Grundlæggende virker det, og alt det der kører, kører godt.  Det er altid positivt, når vi går fra fejlfasen til ønskefasen, hvor vi ikke finder flere fejl, men har en masse ønsker til systemet,” fortæller leder af Digital udvikling og Drift, Henrik Wendt fra Tårnby Kommunebiblioteker.

Henrik Wendt har haft nogle travle uger, efter at Tårnby, som den tredje kommune i landet, i slutningen af marts tog det nye Fælles Bibliotekssystem (FBS) i brug. Det blev en hektisk opstart med både knaster og overraskelser.

Som Henrik Wendt beskriver det:

”Som en af de første kommuner, der tager løsningen i brug, var vi klar på, at vi nok tog noget af skraldet, så heldigvis var vi forberedte på, at vi ville støde ind i nogle udfordringer undervejs, og det gjorde vi da også”.

Problemer med aflevering betød store bunker

Blandt de udfordringer, man har mødt i Tårnby, var problemer med at aflevere materialer, der var lånt i det gamle system. Det førte til store bunker af materialer rundt omkring, som man først nu er ved at få ryddet op i. Derfor råder Henrik Wendt da også andre kommuner til at planlægge og afsætte god tid til at teste – og teste så virkelighedsnært som muligt.

Desuden skal kommunerne forberede sig på, at FBS – også kaldet Cicero - er et anderledes system, end det de bruger i dag.

”Vores gamle system dækkede alt,  – i Cicero er der kun de helt basale biblioteksfunktioner, resten trækkes fra andre systemer. Det gør det meget mere simpelt, og derfor skal man også tænke det som et nyt system,” fortæller Henrik Wendt, som dog kan se en række fordele ved, at løsningen er bygget så enkelt op, som den er:

”Som system er det nemt at lære og nemt at forstå. Det betyder blandt andet, at det tager relativt kort tid for personalet at lære at bruge det.”

Henrik Wendt kan også se andre fordele ved, at den nye løsning trækker og afleverer oplysninger direkte fx til DBC’s Databrønd, som rummer alle oplysninger om materialer i de danske biblioteker. Fx er det en fordel, at rettelser slår igennem med det samme. I FBS kan man også se de beskeder, der er sendt til en låner. Det kunne man ikke i det tidligere system.

Der er dog også stadig udfordringer ved det nye system. Fx lægger Henrik Wendt ikke skjul på, at personalet synes at det kræver for mange klik at foretage nogle handlinger. Det er noget KOMBIT og Systematic tager til efterretning og vil tage med i prioriteringen i forbindelse med fremtidige optimeringer af løsningen.

Tidlig organisering og klart mandat

I Tårnby har man haft stor glæde af, at man var meget tidligt ud med at fastlægge organiseringen i forbindelse med implementeringen af FBS, og Henrik Wendt råder andre kommuner til at sørge for at få organisationen op at stå i god tid. Ikke mindst fordi det kan tage noget tid at få tingene godkendt blandt andet i forbindelse med datavask. Og så er det vigtigt, at de personer, der får de forskellige roller, også får de nødvendige mandater:

”I dagene, hvor man ruller ud, skal man kunne træffe nogle hurtige beslutninger. Der duer det ikke, at man skal tilbage og spørge sit bagland”.

På skolerne mener Henrik Wendt, at det er ekstra vigtigt at være i god tid. Ikke mindst fordi det er hans erfaring, at det kan være en udfordring at finde de rette mennesker der har ansvar for biblioteksløsningen og efterfølgende komme i gang med datavask.

Facebook som kommunikationskanal

Lærerne i Tårnby Kommune har – som i mange kommuner - ikke en egentlig arbejds-e-mail-adresse og derfor har det været nødvendigt at indtænke alternative kommunikationskanaler:

”Det er vigtigt, at man får skabt et kommunikationsforum, så man kan få skabt den løbende kontakt. Og her har Facebook faktisk virket okay for os”.

Udrulningen af FBS fortsætter nu i de næste kommuner og løber ind i 2017. I denne uge har det været Rebild Kommunes tur og i næste uge Guldborgsund. Frem til sommerferien ligger det fast, hvilke kommuner der lancerer løsningen hvornår. Herefter afhænger udrulningerne af den endelige udrulningsplan for resten af forløbet, som forventes at blive offentliggjort i løbet af de kommende uger.